Oeps! Ik hou niet van regels!

Oké. Ik geef het maar meteen toe. Ik hou dus niet zo van regels.
Zeker niet van regels waar ik het nut niet van begrijp. 

Niet op de tafel zitten is er zo één. 
Ik zit juist graag op tafel.
Kan gewoon. 
Gebeurt niks. 
Mag je echt helemaal zelf weten. 

Onnodige regeldrift 
Toch vind ik op veel plekken een overvloed aan regels, afspraken en procedures. Het lijkt soms wel of we collectief bang zijn om de controle te verliezen. En daarom bedenken we contracten, logboeken, formulieren, vastgelegde taakverdelingen, driedubbel ondertekende procesbeschrijvingen en andere uitingen van onnodige regeldrang die ik bij organisaties regelmatig tegenkom. 

Oké, eerlijk toegegeven… regels zijn er niet voor niets. En dat weet ik ook. Maar volgens mij ontaard een wereld met minder regels echt niet in één grote chaos waarin iedereen verkeerde bedoelingen heeft en er volop misbruik gemaakt wordt van eventuele regelvrije ruimte. Het kan in mijn ogen dus wel met wat minder regeldrift. We slaan soms door zogezegd. 

Situatie 1: Algemene Privacy Wet
Probeer je dit voor te stellen. In de hal van een groot kantoor staat een koortje van 4 leuke meiden. A-capella zingen zij verzoeknummers die jij voor een collega kunt aanvragen. Leuk toch? Je denkt: hee laat ik Jacqueline eens verrassen en vraagt enthousiast Working 9 to 5 aan. Het lied wordt ingezet en Jacqueline is zichtbaar ontroerd. Je pakt je telefoon en filmt een stukje. Leuk voor later. Maar dan opeens uit het niets komt de bewaking op je afgestormd. Of je wel toestemming hebt om te filmen. Je wordt gesommeerd de beelden ter plekke te wissen. Jacqueline pruttelt nog dat ze er helemaal oké mee is, maar dat heeft geen effect. De bewaking is onvermurwbaar. Er lopen mensen in de achtergrond en ja de wet op privacy. Dus is het wissen geblazen. Weg sfeer. Weg werkplezier. Enorm bedankt namens de feestcommissie.  

De wet op privacy is er natuurlijk niet zomaar. Sterker nog, ik ben blij dat die er is. Maar kom op, in dit specifieke geval stond er geen cameraploeg van Stephen Spielberg klaar en die drie onscherpe voorbijgangers in de achtergrond zouden zichzelf echt niet ongevraagd in allerlei bioscopen terug gaan zien. Iets soepeler met de regels omgaan mag, wat mij betreft, soms best. 

Situatie 2: Papier hier!
Aan het einde van een werkdag bij één van mijn opdrachtgevers heb ik een doos met oud papier verzameld. Met deze doos in mijn hand loop ik naar de receptie. Vriendelijk en blijkbaar wat onnozel vraag ik waar in het pand de papiercontainer staat. De mevrouw achter de balie vraagt wie mijn contactpersoon is. Diegene moet namelijk een formulier invullen om daar toestemming voor te geven. Sterker nog, eigenlijk had dit vooraf al moeten gebeuren. Terwijl de doos steeds zwaarder wordt, probeer ik nog of we mijn contactpersoon misschien kunnen bellen. Voor een telefonische toestemming zogezegd. Maar nee. Niet vooraf aangevraagd per formulier is niets weggooien. Dat is de procedure nou eenmaal. De doos staat nog steeds in mijn kofferbak.  

Kijk, ik snap heus dat je als organisatie illegale afvaldumperij wilt voorkomen. Echt. Maar als iemand waar je een hele dag mee hebt samengewerkt vraagt of hij een doos oude posters (die voor jouw organisatie gemaakt zijn) in de papiercontainer mag gooien, dan zou je de procedures heel misschien wat minder nauw kunnen nemen?  

Regels zijn regels
Vaak zijn het ook helemaal niet de regels en afspraken an sich die voor problemen zorgen. Het is de rigide handhaving die voor frustraties zorgt. Blijkbaar vinden we het soms gewoon erg moeilijk om zelf in te schatten of iets door de beugel kan. En als je dan ook nog in een organisatie werkt waarin je keihard wordt afgerekend op de risico’s die je neemt door van de procedure af te wijken, dan wil het motto regels zijn regels nogal eens de overhand nemen. 

En ik weet het. Tijden veranderen. De wereld wordt complexer. Maar volgens mij veranderen mensen aan basis niet. Ik ga er volledig vanuit dat we grotendeels het beste met elkaar voorhebben. Dat we allemaal het juiste willen doen en ons innerlijke kompas voor goed en kwaad ons zelden in de steek laat. Ook acht ik de kans dat een collega achteloze voorbijgangers ongevraagd op internet publiceert of dat een opdrachtnemer een doos met schadelijke stoffen probeert te dumpen vrij nihil. Zelfs in een wereld die zogenaamd steeds complexer wordt, geloof ik nog steeds in het goede van de mens. 

Spelen met de regels 
Mijn motto voor 2020 is dan ook: ‘Maak dingen makkelijker. Niet moeilijker.’ Dus stop met onnodige formulieren, handel vanuit vertrouwen en creëer regelvrije ruimte in een veilige context. Laat medewerkers voor een bepaalde periode bijvoorbeeld eens volledig doen wat ze zelf willen. Ik weet zeker dat het mooie dingen oplevert. 

Praktijkcase: ‘Muiten op maandag’
In een organisatie waarin de meeste medewerkers na jarenlange sturing op regels en procedures zo inflexibel als een loden pijp waren geworden, heeft WAFL het project ‘Muiten op maandag’ opgezet. Een aantal collega’s die zich vrijwillig had aangemeld mocht elke maandag alle regels waarvan zij het nut niet zagen aan hun laars lappen zonder dat dit consequenties voor ze had. Hierdoor kwamen we er onder andere achter dat er al jarenlang sprake was van onnodige dubbele administratie en van een flink aantal handelingen geen antwoord gevonden kon worden op de vraag ‘waarom doen we dit eigenlijk?’. En zo is het vaak met regels. Ze leveren extra werk op, ze frustreren zo nu en dan en bovendien vertragen ze negen van de tien keer.  

De grootste winst van ‘Muiten op maandag’ zat hem overigens in werkgeluk en klanttevredenheid. Medewerkers voelden meer autonomie waardoor ook hun verantwoordelijkheidsgevoel groeide. Bovendien werd hun creativiteit om, omwille van de klant, tussen regels en afspraken door te manoeuvreren steeds groter. Eerlijk is eerlijk, het was best even wennen in het begin. En in sommige gevallen werd het belang van bepaalde afspraken door het experiment juist extra onderstreept. Maar ook dat is een fijn gevoel. Want weten waarom je je aan bepaalde afspraken moet houden, maakt het beter verteerbaar om daarmee, laten we zeggen, een klant te moeten teleurstellen. 

Lap de regels aan je laars. 
De moraal van dit verhaal: lap de regels aan je laars! Doe het eens een maand. Een dag. Sla alle regels waarvan jij vermoed dat ze niet noodzakelijk zijn volledig in de wind en blijf reflecteren op wat er gebeurt. Je zult zien dat dit sowieso waardevolle resultaten oplevert. 

Blijf dus spelen met de regels. Maak het simpel. En handel uit vertrouwen. 
#WaardevolleFlauwekul

 Nieuwsgierig naar andere innovatiestrategieën van WAFL?